Politique de confidentialité et conditions générales

Gestion et stockage des données personnelles Les données personnelles des clients sont collectées, gérées, exploitées et stockées en Suisse ou à l'étranger dans le cadre de l'établissement du mandat. Des outils d’intelligence artificielle peuvent également être utilisés dans le cadre des mandats, notamment ceux intégrés dans des logiciels de gestion comptable ou de stockage de données (Odoo, Bexio, Kdrive, Ketl, Copilot, etc.). My Remote Advisors s'engage à respecter les exigences légales en matière de protection des données. Les informations personnelles des clients sont exclusivement traitées pour les fins nécessaires à la bonne exécution des prestations contractuelles, incluant la gestion des mandats et des services associés, dans le respect de la législation sur la protection des données personnelles (LPD). Les données personnelles traitées incluent : nom, prénom, âge, numéro AVS, adresse, éléments de revenus, éléments de fortune, situation personnelle et professionnelle, données financières (revenus, fortune, fiscales et salariales) de la société, ainsi que les informations personnelles des employés et toutes autres informations permettant de réaliser notre mandat.

Packages 

Afin de proposer des forfaits à des tarifs concurrentiels, nous avons défini des conditions restrictives quant aux caractéristiques des mandats que nous acceptons et aux services offerts. Pour toute prestation dépassant le cadre du package sélectionné, des honoraires supplémentaires seront facturés. Nous sommes intransigeants sur les caractéristiques du mandat, notamment la fortune et le revenu dans le cadre de l’établissement des déclarations d’impôts, le volume de transactions, la gestion et la transmission des documents, le nombre de comptes bancaires, le nombre d’employés, les moyens de communication et les outils informatiques mis en place. Vous trouverez en détail toutes les conditions sur la page « processus ».

Logiciels informatiques et partenaires 

Nous utilisons des logiciels comptables tels que VaudTax, VSTax, GETax, Bexio, Odoo, Swiss21, Kdrive, Crésus. Les licences sont la propriété de My Remote Advisors et sont mises à disposition uniquement durant la durée du package payé. Le téléchargement des données ainsi que la sauvegarde des documents relèvent de la responsabilité des éditeurs de logiciels et du client.

Facturation et conditions de paiement 

Les honoraires sont facturés sous forme de forfait, avant le début des travaux. En cas de non-paiement ou de retard, la société se réserve le droit de ne pas débuter les travaux. De plus, des intérêts de retard de 5% sur le montant dû, ainsi qu'une facturation de 50 CHF par rappel, seront appliqués. Les frais de recouvrement supplémentaires seront à la charge du débiteur. Le mandat peut être résilié par le client chaque année, à condition d’envoyer un email à l'adresse contact@myremoteadvisors.ch au moins un mois avant l’échéance. My Remote Advisors se réserve également le droit de résilier le mandat à tout moment, notamment en cas de fourniture d'informations erronées, de violations des règles professionnelles, ou si les caractéristiques du mandat ne correspondent pas au package sélectionné.

Prestations complémentaires 

Pour toute prestation dépassant le cadre du package sélectionné, des honoraires supplémentaires seront facturés entre 150 CHF/h et 250 CHF/h, en fonction de la nature de la tâche, de sa complexité, des délais et de la plus-value apportée au mandat. La complexité de la tâche, les délais et la plus-value sont évalués de manière unilatérale et subjective par My Business Advisor Sàrl et My Tax Advisor (Be Advisors Sàrl). En cas de besoin, une offre personnalisée sera établie par My Business Advisor Sàrl et Be Advisors Sàrl. Pour la facturation des travaux complémentaires, une demande d'acompte peut aussi exigé, payable à 5 jours et équivalent jusqu'à 80% des travaux estimés. Le délai de paiement de la facture finale est à 10 jours.

La protection des données personnelles des clients est une priorité pour My Remote Advisors. Dans le cadre du mandat, les données personnelles sont traitées conformément à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD). Le mandataire est responsable de l'intégrité et de la confidentialité des données personnelles fournies par le client. Ces données sont utilisées uniquement pour les besoins de la prestation de services et ne seront pas traitées de manière incompatible avec les objectifs du contrat. Les données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour l'exécution des obligations contractuelles et légales, ou tant que le mandataire dispose d'un intérêt légitime pour leur conservation. Le mandataire peut utiliser les informations relatives au client pour l’inviter à participer à des événements, sous réserve du consentement du client. Ces informations seront conservées aussi longtemps que le consentement du client est valide, ou jusqu'à ce que le mandataire ait un intérêt légitime à conserver ces données. Le client a l’obligation de sauvegarder les documents inhérents au mandat (déclarations, factures, décomptes bancaires, etc.) de manière privée sur un stockage personnel et en est garant. Nous ne pouvons pas assurer la sauvegarde des données et la conservation des données, plus particulièrement des pièces comptables et fiscales, après la fin du mandat.

Communication des données à des tiers 

Les données personnelles peuvent être communiquées à des entités externes (telles que des partenaires, banques, assurances, autorités fiscales, etc. en Suisse ou à l’étranger) dans le cadre de l'accomplissement des prestations définies dans le mandat. Si des sous-traitants sont impliqués, ceux-ci ne seront autorisés à traiter les données que pour le compte du mandataire, en conformité avec les instructions et sous réserve de garanties contractuelles pour garantir le respect des mesures de sécurité nécessaires.

Transfert international de données 

Il est possible que les données soient transférées et traitées dans des pays dont la législation ne respecte pas les mêmes lois en termes de gestion et protection des données que la Suisse. En cas de transfert de données à l'étranger, My Remote Advisors mettra en place l'organisation nécessaire pour assurer un niveau de protection des données convenable.

Droit d'accès, de rectification et de suppression des données 

Conformément à la législation sur la protection des données, le client dispose du droit d'accéder à ses données personnelles, d'en demander la rectification, ou, si la demande est légitime, d'en demander la suppression ou de s'opposer à leur traitement. Toute demande relative à ces droits doit être envoyée par email à l’adresse contact@myremoteadvisors.ch.

Propriété intellectuelle 

Toutes les informations, documents, modèles, analyses et autres contenus fournis dans le cadre des prestations sont protégés par des droits de propriété intellectuelle. Ces éléments restent la propriété exclusive de My Remote Advisors, My Business Advisor Sàrl et Be Advisors Sàrl, et le client s'engage à ne pas les reproduire, transmettre ou exploiter sans autorisation préalable et écrite de la société.

Responsabilité 

My Remote Advisors s'efforce de fournir des services de qualité et de respecter les engagements contractuels. Toutefois, la société ne saurait être tenue responsable des conséquences d’une erreur ou d'un manquement dans la prestation si ce manquement est dû à une cause indépendante de sa volonté, telle qu'une information erronée fournie par le client ou une défaillance technique. My Remote Advisors se réserve de faire valoir ses droits pour tous éléments réalisés par un utilisateur, un client ou un ancien client pouvant nuire à sa réputation, notamment un avis ou un article défavorable publié publiquement dans les journaux ou sur les réseaux sociaux. Une peine conventionnelle ou clause pénale pourra être exigée pour un montant équivalent à une fois le total du dernier chiffre d’affaires annuel TTC consolidé des sociétés My Business Advisor, My Tax Advisor et My Remote Advisor.

Force majeure 

La société ne sera pas responsable en cas de force majeure, telle qu'une catastrophe naturelle, une guerre, un incendie, une grève, ou toute autre circonstance indépendante de sa volonté qui entrave la fourniture des services. Dans de tels cas, la société se réserve le droit de suspendre ou de reporter la prestation sans responsabilité supplémentaire.

Modifications des conditions générales 

My Remote Advisors se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales à tout moment. Les clients seront informés de ces modifications par email ou sur le site internet de la société. Les nouvelles conditions s'appliqueront dès leur publication, sauf mention contraire dans les communications émises par la société.

Loi applicable et juridiction compétente 

Les présentes conditions générales sont régies par le droit suisse. En cas de litige concernant l’interprétation ou l’exécution des présentes, les parties conviennent que les tribunaux de Lausanne seront compétents, sous réserve de dispositions légales impératives contraires.